Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Деловое письмо

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.

Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.

Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

  • информационное письмо;
  • сопроводительное письмо;
  • гарантийное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • жалоба;
  • претензия;
  • предложение (не коммерческое);
  • коммерческое предложение;
  • приглашение;
  • поздравление;
  • извинение;
  • сообщение;
  • заявление;
  • подтверждение;
  • предупреждение;
  • уведомление;
  • напоминание;
  • рекомендация;
  • отказ;
  • заказ;
  • запрос;
  • справка;
  • просьба;
  • job offer.

Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.

Деловое письмо: структура

Скачать схему делового письма

Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

  1. Адресат.
  2. Тема письма.
  3. Заголовок или обращение.
  4. Вступительная часть.
  5. Основная часть.
  6. Заключительная часть.
  7. Приложение (если есть).
  8. Подпись.
  9. Исполнитель.

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.

Адресат

Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку.

В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу.

Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.

В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

Генеральному директору

ООО «Энерготрас»

О.Р. Зазублину

Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:

ЗАО «Бутиль-Экспресс»

Начальнику производства

Р.Н. Табуреткину

Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:

ОАО «Мистик Про»

Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:

Комаровой С.В.

ул. Полевая, д. 5, кв. 457,

г. Москва, 123456

Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.

Тема письма

Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.

Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.

Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.

Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.

Например:

О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях

Запрос информации

Заголовок или обращение к адресату

Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.

Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.

Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:

УВЕДОМЛЕНИЕ

ПРЕТЕНЗИЯ

Что же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:

Уважаемая Галина Викторовна!

Уважаемый Евгений Борисович!

Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:

Уважаемый г-н Петров!

Уважаемая г-жа Лисицына!

Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.

Текст письма

Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую.

Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине.

Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.

Вступление

Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.

Вступление это одно предложение или даже его часть.

Например:

На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее

Согласно нашей договоренности…

Основная часть

Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.

 «Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.

Например:

       Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

       Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».

Заключение

Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:

С уважением,

С чувством глубокой признательности

С наилучшими пожеланиями

Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма.

Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно.

Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.

В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.

Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.

Подпись

Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.

Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.

Например:

Главный архитектор ОАО «Строй-Сити»                                                             А.Д. Семенец

Начальник Департамента клиентского

сопровождения ООО «Телеконтакт»                                                                 А.В. Гавриленко

Приложение

Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.

Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие.

Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров.

В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.

Например:

Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.

Или

Приложения:

  1. Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
  2. План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.

Исполнитель

Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Например:

Исп.: Антон Соломонович Леприков

Тел. (499)123-45-67

e-mail: a.s.leprikov@sitename.ru

Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1244

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова «уважаемый»: Правило написания обращения Пример Уважаемый (-ая) + Имя и Отчество (в именительном падеже)! Уважаемый Алексей Николаевич! Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)! Уважаемый господин Смирнов! Уважаемый + должность органа власти! Уважаемый генерал-полковник! Уважаемые + господа! Уважаемые дамы и господа! Слово «уважаемый» применительно к руководителю – предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне, т.е к VIP (very important person). Кто относится к их числу? Это члены правительства, Государственной думы, губернаторы, мэры, заслуженные деятели науки, искусства, а также известные общественные деятели.

Структура делового письма

  • Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма
  • Какие виды делового письма существуют?
  • Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение
  • Как не ошибиться в выборе стиля письма?
    • Как придерживаться выбранного стиля?
  • Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?
  • Что такое письмо-ответ и как его писать?
  • Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий
  • Как нельзя писать деловые письма? Типичные примеры ошибок
  • Что еще нужно знать про деловые письма?
  • Как правильно писать деловые письма: советы и отзывы
  • : Как писать понятно и по-человечески? Советы от Саши Карепиной
  • : Как писать сопроводительные письма и резюме
  • : «Учимся у сказочников».

Как обращаться к собеседнику в деловом письме

Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение.

Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла. Правила делового письма меняются сейчас очень быстро.
Какой был хороший тон — писать от руки.

Тогда можно было быть уверенным, что послание не сделано под копирку. Сколько можно было увидеть личностности в этом сообщении, а в отношения между адресатом и автором всегда добавлялось уважительности.

Жаль, что этот обычай окончательно устарел, и практически все письма теперь стали электронными.

Как правильно написать деловое письмо

Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся

  • Прямые обращения и просьбыНапример: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
  • Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

  • Замена личных местоимений абстрактными существительнымиНапример: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
  • Замена личных обращений и просьб констатациямиНапример: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
  • Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства.

Bad request

Вступительная фраза слегка конкретизирует ситуацию, добавляя взаимного уважения собеседникам: первый уважил и написал «внимательно рассмотрели», плюс итог — собеседование, а вторая за это должна быть благодарна. Здесь же содержится и причина письма.

Последняя фраза обязывает адресата написать ответ. Деловая позиция Общие правила составления деловых писем касаются любой переписки, будь то письмо, в котором обговаривается встреча, или это письмо-отказ несостоявшемуся партнёру.

Структура практически всегда одна и та же, её можно просто запомнить, а вот содержание характеризует автора, а в его лице и компанию, которую он представляет, как цивилизованного, корректного и грамотного собеседника.

Переписка очень часто является эмоционально затратной и сложной работой, поскольку общение с помощью электронных средств стало одной из главных и в принципе неотъемлемой частью работы делового человека.

Деловые письма

  • Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки — отправляйте письмо-запрос
  • Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)

Некоммерческие цели

  • Благодарите в благодарственном письме
  • Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие — письмом-подтверждением
  • Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
  • Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
  • Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
  • Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо

2.

24.типология обращений в деловых письмах

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте: Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в… В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: «Убедительно просим вас не задерживать ответ… » или «Надеемся, что наша просьба будет выполнена». После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.
Важно В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму «Искренне Ваш (подпись)» или «С уважением (подпись)». Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю. При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.

Как правильно писать деловые письма? виды и структура делового письма

Файлы, которые пересылаются, не будут создавать проблем адресату, если используются универсальные кодировки rar или Zip. Текст ответа должен помещаться вверху, а не внизу, то есть в начале письма, что избавит адресата от поисков.

Ответ, как уже было упомянуто выше, нельзя писать как новое письмо, нужно сохранять историю переписки, чтобы адресат не искал первоначальное сообщение.

Внимание Язык делового письма должен быть максимально прост и понятен, с минимумом использования внутрикорпоративной, профессиональной лексики, сленга, англицизмов, сокращений и аббревиатур.

Впрочем, внутри компании при переписке применять всё это можно, поскольку таким образом и эффективность, и скорость общения значительно повышается, а потому считается допустимым и вполне этичным. Внутренняя переписка обычно из сокращений и сленга состоит практически полностью.

В любом случае, его отсутствие не будет считаться ошибкой. Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к целой группе – то уместно обращение «Уважаемые господа!». При написании письма к лицам одной с вами профессии и равным по должности допустимо использование формулы «Уважаемые коллеги!».

Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать – «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое.

В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля. Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем? Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.

Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно: Что такое письмо-ответ и как его писать? Существует два типа писем-оветов:

  • письмо-отказ
  • письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма2.

Обращение в деловом письме – важное условие установления и поддержания доверительных отношений между партнерами. Как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием? Как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство? О правилах обращения в деловой переписке рассказывается в данной статье. Из статьи вы узнаете:

  • как сформулировать официальное обращение в письме;
  • как писать обращение в письме;
  • как составить письмо-обращение к руководителю;

задача речевого этикета – это выражение вежливости, уважения и искренних намерений. Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества.

Время и место Необходимо помнить, что психологически граница ответа по времени в её критическом значении составляет сорок восемь часов. Это в том случае, если нет функции автоответчика. Когда минуют двое суток, адресат уже исполнен уверенности, что его письмо оставлено без внимания или в лучшем случае — утеряно.

Правила делового письма содержат и этот пункт: никогда не задерживать ответ, ибо это непременная потеря клиента, а партнёр станет волноваться и думать о разрыве всяческих отношений. Во всяком случае это грубейшее нарушение этики деловой переписки. Если же нужна рассылка одинаковой информации, можно просто расширить список адресатов.

Помещение всех адресов в одно поле «кому» намного сокращает время доставки, и соблюдается прозрачность в партнёрских отношениях: каждый получивший письмо видит сформированный список.

Источник: http://yuridicheskaya-praktika.ru/kogda-pishetsya-uvazhaemyj-v-delovyh-pismah/

Обращение в деловом письме

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Обращение в деловом письме – важное условие установления и поддержания доверительных отношений между партнерами. Как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием? Как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство? О правилах обращения в деловой переписке рассказывается в данной статье.

задача речевого этикета – это выражение вежливости, уважения и искренних намерений. Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества.

Хорошо известен факт, что некоторые просьбы выполняются с удовольствием, а некоторые – через силу. Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, наличие нескольких незначительных на первый взгляд слов и обращений, а результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположны: решительный отказ и безоговорочное согласие. В чем секрет?

 Официальное обращение в письме

Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение – это начальная часть послания, прощание – заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой – установление и поддержание контакта с адресатом.

Иногда, еще до обращения, в тексте используется стандартная форма приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний.

Никакого «Доброго времени»

Не смотря на свою распространённость в бытовой переписке, в деловом письменном общении недопустимо использование выражения “Доброго времени суток!” Не тешьте себя иллюзией, что адресат оценит вашу смекалку и желание соответствовать “времени суток” часового пояса адресата.

Когда-то давно, когда интернет только появился, какой-то человек решил пошутить и обратился к своим читателям “Доброго времени суток!”, шутка настолько всем понравилась, что ее стали использовать в качестве приветствия в электронных письмах. Шутка, повторенная дважды, становится глупостью. Не тиражируйте ее в своей деловой переписке, не выставляйте себя дешевым юмористом в самом начале общения.

Если вы не знаете, в какое время будет прочитано ваше послание, пишите просто, без затей: “Здравствуйте” и “Добрый день”.

Как писать обращение в письме

После стандартного приветствия следует добавить обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.

Если вам известно имя человека, которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.

Даже если вы находитесь в очень доверительных отношениях с деловым партнером, употребление усеченной формы имени, строго запрещено. Нельзя, писать “Добрый день, Саш” или “Привет, Ань”.

Что уместно в устной речи, в письменной выглядит убого и унизительно для адресата.

Если вы действительно хотите подчеркнуть свои доверительные отношения и хотите вместо официальных имен “Александр” или “Анна” использовать неофициальные “Саша” или “Аня”, то употребляйте их в полной форме.

Справка

Употребление неофициальных имен

Конечно, употребление неофициальных имен – достаточной редкий для деловой переписки случай. Чаще всего здесь используются полные имена или имена с отчествами. Выбор правильного варианта не всегда очевиден. Руководствоваться следуют той информацией, которую сам адресат предоставил о себе.

Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, из поля «From»/ «От кого» в электронных письмах или из стандартного блока с контактной информацией, которая располагается в конце текста.  Например, в визитной карточке и в подписи человек, к которому мы обращаемся, указал свое имя без отчества – “Алексей Смирнов”. В этом случае мы так к нему и обращаемся: “Здравствуйте, Алексей!”.

Если он указал свое имя “Алексей Николаевич Смирнов”, то пишем “Здравствуйте, Алексей Николаевич!”.

Иногда бывает так, что в поле “От кого” указано имя “Алексей Смирнов:

 Subject: Поставка оборудования
Date: Mon, 15 May 2017
From: Алексей Смирнов
To: Николай Степанов

А в блоке контактной информации – “Алексей Николаевич Смирнов”:

С уважением,
Алексей Николаевич Смирнов
Менеджер по работе с клиентами
ООО «Восход»

В таком случае нужно выбрать вариант с отчеством.

Логика здесь такая – блок с контактной информацией адресат вашего письма продумывал заранее и составлял собственноручно, информацию в поле “От кого” мог внести машинально или даже не сам, а поручить это IT-специалисту своей фирмы. В любом случае, если вы где-нибудь – на визитке или в подписи – видите имя с отчеством, то обращайтесь по имени-отчеству.

Иногда возникают ситуации, когда нужно написать письмо человеку, имени которого вы не знаете.

В таких случаях придется использовать стандартное “Здравствуйте!” или “Добрый день!” Если допускает ситуация, можно сделать это обращение более персонифицированным и назвать адресата по его принадлежности к некоему классу людей, например: “Уважаемый коллега”, “подписчик”, “пользователь нашего сервиса”.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210906-qqq-17-m5-obrashchenie-v-delovom-pisme

Как написать деловое письмо, которое прочитают

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке. Если вы:

  • предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
  • сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
  • человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки

  • ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
  • общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
  • небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
  • соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
  • особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.

Особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании

Виды деловых писем

1. Информационные. Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации.

Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются.

Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.

Информационный вид делового письма

2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.

Письмо с просьбой

3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.

Пост-письмо

4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.

Гарантийное письмо

5. Рабочие письма  — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.

Рабочий вид письма

6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.

Письмо-претензия

7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.

Нерабочее письмо

8. Резюме и рекомендации — тут все просто. Либо вы пишете резюме и подкрепляете его сопроводительным письмом, либо составляете рекомендацию для вашего сотрудника или партнера.

Резюме и рекомендация

Самые распространенные ошибки деловых писем

  1. Не здороваться. Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.
  2. Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мысью, по древу.

    Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.

  3. Говорить безжизненным, сухим языком.

    Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!

  4. При этом не скатывайтесь в панибратство. В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный.

    При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальном личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и кКопыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам. Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица.

    Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.

  5. Быть голословным.

    Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.

  6. Не якайте, а выкайте. Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина.

    Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.

  7. Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.

  8. Чрезмерное использование сленга. Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?
  9. Нерелевантность. Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье нашего эксперта.

Как не надо и как надо. Реальный пример

И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум. Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте” “Кайф редактора” . Суть проста: Павлу пришло на электронную почту письмо от банка, он попросил читателей его отредактировать. Вот это письмо, приводим с разрешения получателя без изменений:

Источник: https://envybox.io/blog/kak-napisat-delovoe-pismo-kotoroe-prochitajut/

Защита права
Добавить комментарий