Акт о проверке кадрового делопроизводства

Содержание
  1. Акт проверки кадровых документов – Адвокатское бюро Вершина
  2. Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит
  3. Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки
  4. Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве
  5. Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции
  6. Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит
  7. Акт проверки кадровых документов
  8. Заключение по проверке кадрового делопроизводства
  9. Проверяем документацию кадрового подразделения
  10. Аудит кадрового делопроизводства
  11. Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах
  12. Для чего нужен кадровый аудит?
  13. Своими силами или привлечь стороннюю компанию?
  14. Нормативная база для проверки кадровой документации
  15. Справка по результатам проверки кадрового делопроизводства форма
  16. Проверка предприятия Федеральной инспекцией труда
  17. Шпаргалка делопроизводителя
  18. Справка о результатах проверки
  19. Аудит кадрового делопроизводства на примере организации
  20. Как провести проверку кадрового делопроизводства в филиале компании
  21. Проверка кадровой документации
  22. 1.Штатное расписание.
  23. 2.Правила внутреннего трудового распорядка.
  24. 3.Правильно ли оформлены на работу работники.
  25. Проверка кадрового делопроизводства: как оформить документацию
  26. Оформление результатов проверки кадровых документов
  27. Примеры докладных записок
  28. Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь
  29. Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?
  30. Как провести кадровый аудит кадровик должен знать
  31. Основные вопросы
  32. С чего начать
  33. Подбираем методические материалы
  34. Проверяем документы делопроизводства
  35. Оформляем отчёт

Акт проверки кадровых документов – Адвокатское бюро Вершина

Акт о проверке кадрового делопроизводства

  • положение о командировках;
  • положение об аттестации работников.

Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации. При проверке рекомендуем обращать внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность, соблюдения архивных требований.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.
  • Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению.Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
  • В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами.

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

Важно

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками.

Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта.
Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденным приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;

  • работники своевременно выполняют функции по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А.
ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р. Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р.
на 1 л. в 1 экз.

Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экземпляр – в управление персонала; 2-й экземпляр – в дело № 24-56.

Внимание

Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013 Члены комиссии: Климова Т.И.

Климова Леонтьева М.С.

Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве

  • Постановление Министерства труда России («Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010 №558);

При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства организации;
  • при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;
  • при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией

Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

Тем не менее на основе информации, представленной в государственных стандартах по делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в зависимости от ситуации можно будет изменять.

Рекомендуем использовать этот шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не предлагают образца или формы акта.

Универсальный шаблон акта [Наименование организации] АКТ № [наименование должности руководителя организации] [Место составления документа] [Заголовок к тексту документа] Подпись Расшифровка подписи Дата Основание: [текст основания].

Комиссия в составе: Председатель: [наименование должности] [фамилия, инициалы].
Члены комиссии: [наименование должности] [фамилия, инициалы], [наименование должности] [фамилия, инициалы], [наименование должности] [фамилия, инициалы].

Акт проверки кадровых документов

  • Федеральный закон от 19.05.1995 №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей» (в ред.

Источник: http://kvirinal.ru/akt-proverki-kadrovyh-dokumentov/

Заключение по проверке кадрового делопроизводства

Акт о проверке кадрового делопроизводства

В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на аудит кадрового делопроизводства довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами.

В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки.

Рассмотрим основные этапы проведения понятия аудит кадрового делопроизводства в организации. I. Определение пакета необходимых документов Каждый работодатель должен, используя законодательную базу[1], создавать локальные нормативные акты под свою организацию.

Проверяем документацию кадрового подразделения

Важно Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

Важно Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1.

Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П.

и т.д.

Аудит кадрового делопроизводства

К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т.
д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов.
Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Акт о проверке кадрового делопроизводства

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Справка по результатам проверки кадрового делопроизводства форма

Акт о проверке кадрового делопроизводства

Кадровый аудит подразумевает под собой проведение проверки не только всей документации отдела кадров, но и общих условий, которые созданы в компании для работников.

Основная цель кадрового аудита – это проверка организации на предмет соблюдения трудового законодательства.

Кадровый аудит выполняет следующие задачи: приведение документации кадрового блока в соответствие с требованиями законодательства; выявление и исправления типичных ошибок при ведении

Проверка предприятия Федеральной инспекцией труда

Основные задачи проверки, проводимой Федеральной инспекцией труда (ст.

356 ТК РФ: 1) осуществление контроля за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; 3) рассмотрение дел об административных правонарушениях в области труда, допущенных работодателем; 4) прием и рассмотрение обращений работников о нарушениях их трудовых прав; 5) информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; Проверки могут носить плановый и внеплановый характер. И те и другие могут проводиться в форме документарной или выездной проверки.

Плановые проверки разрешается проводить не чаще одного раза в три года на основании разрабатываемых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля в соответствии с их полномочиями ежегодных планов.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Если вы должны провести проверку организации и состояния ее делопроизводства, мы поможем вам грамотно к ней подготовиться. Если проверять будут вас, то вы будете во всеоружии к приезду гостей.

— Подготовьте и держите на флешке и в распечатанном виде нормативные документы, которыми вы будете руководствоваться при проведении проверки. — На очереди — оформление организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы).

Здесь смотрим наличие и правильность заполнения журналов регистрации, совпадение номеров в журналах и на бумаге, наличие подписей и виз, хранение в делах.

Справка о результатах проверки

В ходе проверки установлено: 1.

3. Должностные инструкции имеются на каждого работника, хранятся в личных делах. Ознакомление с должностными инструкциями производится, что подтверждается наличием подписи работника.

4. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка являются приложением к коллективному договору.

Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка ведется, что подтверждается наличием подписи в журнале.

9.

Аудит кадрового делопроизводства на примере организации

В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства: ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

Как провести проверку кадрового делопроизводства в филиале компании

Прежде чем разбирать «секреты» внутреннего кадрового аудита нужно понимать, для каких целей вы его будете проводить. Наша справка Сверка документов – сравнение, сравнивание, пунктировка, рекапитуляция, отождествление, сличение, сопоставление, проверка документов Этап 2.

Ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц, в том числе руководителя филиала Пример 1.

Приказ о проведении проверки кадрового делопроизводства в филиале компании Следующим этапом проверки может стать сверка документов (того, что есть, с тем, что должно быть в наличии), которая проводится для восстановления в дальнейшем всех необходимых кадровых документов. Помочь в этом может локальный нормативный акт, регламентирующий кадровый документооборот в филиале компании.

Проверка кадровой документации

Акт о проверке кадрового делопроизводства

Рубрики: Кадровое делопроизводство, Кадровый учет | 16 сентября 2014

Постановка и ведение кадрового делопроизводства является обязательным направлением работы любого предприятия, но зачастую работодатель не уделяет этому особое внимание.

Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой и налоговой инспекции, инспекционных органов по охране труда, прокуратуры, приостановка деятельности организаций, дисквалификация руководителей, отстранение от работы персонала, судебные тяжбы, штрафы и т.д.

А ведь проблема решается достаточно просто, необходимо лишь профессионально грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства РФ.

1.Штатное расписание.

Штатное расписание имеет унифицированную форму (Т – 3), а не произвольную. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатывается новое.

Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

2.Правила внутреннего трудового распорядка.

Проверяем имеющиеся на предприятии Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли он (содержащиеся в них нормы):

–  действующему законодательству;

–  учредительным документам;

–  штатному расписанию;

–  действительности.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке.

Все составленные документы согласовываем с руководителем. Учитываются замечания и пожелания руководителя, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты утверждаются. Знакомим работников под подпись.

3.Правильно ли оформлены на работу работники.

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами.

1)        Проверяем трудовые договоры с работниками.

Основные правила, которые учитываются при проверке:

–  трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

–  условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

–  условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Если с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены, то разрабатываем бланк трудового договора, согласовываем его с директором. Заключаем трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную, т.е. оформляем трудовым договором уже существующие отношения.

Далее смотрим, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.

Так же не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам.

Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 5000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 10000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании.

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

2)        Оформление приказа о приеме работника на работу.

–  Во-первых, приказы о приеме на работу составляются не в произвольной форме, а по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. (формы Т-1 и Т-1а).

–  Во-вторых, содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверяются описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

–  В-третьих, приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

–  В-четвертых, работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу.

3)        Заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.

4)        Трудовые книжки.

Нужно проверить:

–  от всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки;

–  заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые;

–  правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки, заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

4. Правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки.

Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:

–  совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено;

–  дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора);

–   вместо совмещения оформлено совместительство (это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время на условиях трудового договора).

Перемещения.

Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста  в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста  в планово-экономический отдел») уже незаконно.

При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже необходимо оформлять как перевод.

После анализа кадровых перестановок проблемы выявлены не были.

5. Проверяем законность и порядок на участке «Рабочее время».

Собираем вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников предприятия: коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.

1)            Правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.

Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить:

–  документы  противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим);

–  режимы рабочего времени для работников, ни в каких документах не определены;

–  документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

2)            Ведётся ли табель учёта рабочего времени, надлежащей ли он формы,  правильно ли он заполнен.

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Существуют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)

Источник: http://onisblog.ru/proverka-kadrovoy-dokumentatsii/

Проверка кадрового делопроизводства: как оформить документацию

Акт о проверке кадрового делопроизводства

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация.

Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа Документы соответствуют действующему    законодательству Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Скачать примеры докладных записок 

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

10 проверочных листов ГИТ

На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки 

Зарегистрироваться 

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

  • Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  • Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  • Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  • Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  • Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  • Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Начните чистый лист с вдохновением!

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1637

Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Акт о проверке кадрового делопроизводства

  Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами.

Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит.

Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли.

Основные вопросы

  Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа (образец здесь). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

  • кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
  • юриста;
  • бухгалтера;
  • представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

  • подбор методических и правовых документов;
  • проверка наличия обязательных документов и дел;
  • оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

  • Трудового кодекса;
  • Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
  • Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
  • Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+».

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

  • трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • штатное расписание;
  • книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учёта рабочего времени;
  • личные карточки;
  • приказы о приёме на работу;
  • приказы о переводах, увольнении;
  • приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
  • приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
  • личные дела;
  • заявления работников (могут подшиваться к приказам);
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
  • инструкции по охране труда;
  • журналы ознакомления с ЛНА;
  • колдоговор (при наличии);
  • должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
  • перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
  • графики сменности;
  • договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации:

  • бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • учёта проверок;
  • трудовых договоров;
  • приказов по личному составу и по основной деятельности;
  • заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

  • включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
  • подписаны ли все личные документы и приказы;
  • правильно ли заполнены трудовые книжки;
  • прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
  • соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/otdkadrov/kak-povesti-kadrovyj-audit.html

Защита права
Добавить комментарий