Сопроводительное письмо о возврате без исполнения писем

Содержание

Сопроводительное письмо обратное уведомление к исполнительному производству заверить и вернуть

Сопроводительное письмо о возврате без исполнения писем

Расходы по осуществлению переводов подлежат возмещению за счет должника.

Исполнительный лист позволяет взыскать долги в принудительном порядке Статья 46 ФЗ №229 регламентирует порядок возвращения исполнительных документов. Причинами прекращения взыскания, направления и/л службе приставов являются следующие: Письменное обращение истца.

Отсутствие возможности осуществлять исполнительные действия по отношению к неплательщику. Когда должник скрывается, его местонахождение не установлено. Не выявлено источника для погашения задолженности.

Полностью удовлетворены исковые требования.

Порядок извещения (Баянов С.)

1 ч.

7 ст. 64.1 (копия постановления об удовлетворении полностью или частично либо об отказе в удовлетворении заявления, ходатайства); ч.

9 ст. 65 (копия постановления судебного пристава-исполнителя о розыске или об отказе в объявлении розыска); ч. 4 ст. 76 (копия постановления об обращении взыскания на дебиторскую задолженность); ч.

7 ст. 80 (копия постановления о наложении ареста на имущество должника, акта о наложении ареста на имущество должника (описи имущества); ч. 14 ст.

Обратное уведомление к исполнительному производству образец

Образец заявления можно найти в отделе ФССП или на официальном сайте службы.

О принятых мерах к исполнению исполнительного документа немедленно проинформировать суд. ФЗ Об исполнительном производстве.

Оценить правильность действий чиновника вы сможете, ознакомившись с двумя законами Об исполнительном производстве и О

. Заявление можно подать лично или почтой с уведомлением о получении.

У первого постановления есть линия отреза обратное уведомление к исполнительному производству.

При увольнении должника по исполнительному производству письмо судебным приставам

Направляя документы почтой, позаботьтесь о том, чтобы это было заказное письмо с уведомлением. Инфо Опись вложения в этом случае не обязательна, но желательна.

В таких случаях судебный пристав-исполнитель направляет работодателю должника специальное постановление. И обычно пункт 7 такого постановления содержит следующую информацию. При увольнении должника или окончании удержания исполнительные документы незамедлительно возвращаются в подразделение судебных приставов.

Как написать сопроводительное письмо на возврат в уфссп исполнительного листа

Следует отметить, что должник должен иметь второй пакет оформленных документов и уведомление о получении службой судебных приставов этих документов. В том случае, если документы оформляются почтовым переводом, необходимо оформлять это заказным письмом с обязательным уведомлением и сроком исполнения. Можно также оформить опись вложенных документов.

Следует отметить, что бланк письма, которое будет направлено судебным приставам можно найти в сети интернет. Как можно уволить должника? В настоящее время очень часто встречаются ситуации, когда человек, который работает на предприятии, обязан выплатить долги по алиментам или они будут с него взысканы через суд.

Важно При этом администрацией фирмы можно самостоятельно продумать план действий при увольнении таких сотрудников, так как любые виды нарушений грозят для фирмы наложением административного штрафа.

Составление письма судебным приставам в случае увольнения должников

Сообщение допустимо составлять в произвольной форме.

  • Полученный документ желательно зарегистрировать в специальном журнале и назначить лицо, которое будет нести ответственность за его хранении, ибо утеря подобных бумаг чревата денежным штрафом.
  • При увольнении должника работодатель должен уведомить об этом судебных приставов Возврат документа также предусмотрен в следующих ситуациях:

    1. Все денежные обязательства, заявленные в листе, выполнены.
    2. Если работник, на которого он составлен, на момент получения давно уволен. В таком случае необходимо приложить сопроводительное письмо – ответ приставу о том, что должник не работает в данной организации.

    Сам факт возврата исполнительного документа следует зафиксировать в журнале учета.

    Уведомление судебных приставов об увольнении работника

    :

    1. судебного приказа;
    2. нотариально удостоверенного соглашения об уплате алиментов.
    3. исполнительного листа;

    Основанием для удержаний может быть только оригинал документа либо его дубликат: делать отчисления на основании копии нельзя.

    Если работодатель получил ненадлежащую копию, то он может либо вернуть ее отправителю и запросить оригинал, либо не предпринимать никаких действий вообще.

    Любой из перечисленных документов передается организации либо почтовым отправлением от приставов, либо самим работником. Для удобства документооборота и контроля за должником действующее законодательство устанавливает правило, согласно которому в случае расторжения трудового договора работодатель должен уведомить об этом службу судебных приставов. Если речь идет об увольнении

    Как составить сопроводительное письмо к документам

    Очень важно начинать фразу корректно.

    На этот случай есть 3 варианта:

    1. «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
    2. «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
    3. «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
    • После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы.В ней должны присутствовать такие графы:
    1. количество экземпляров;
    2. при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
    3. полное название документа;

    Сопроводительное письмо к исполнительному листу для судебных приставов

    Последний раз 2013-02-27 12:52 пользователем barifan. О том, как получить доверенность в арбитражный суд для получения исполнительного листа узнайте тут.

    Имея на руках исполнительный лист с решением суда, взыскателю задолженности предстоит направить документ судебным приставам для запуска исполнительного производства.

    Образец письма судебным приставам по исполнительному листу вы можете найти ниже.

    Источник: http://disk-shetka.ru/soprovoditelnoe-pismo-obratnoe-uvedomlenie-k-ispolnitelnomu-proizvodstvu-zaverit-i-vernut-80666/

    Как вернуть неверно оформленные документы пример письма

    Сопроводительное письмо о возврате без исполнения писем

    Чтобы избежать недопонимания, нужно четко распределить роли между различными подразделениями и сотрудниками. Все функции лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и прочих документах. А конкретные обязанности закрепите в должностных инструкциях сотрудников.

    В идеале получать документы от контрагентов логичнее менеджерам, так как они хорошо знают коллег из организаций-партнеров и понимают, как с ними лучше общаться.

    К тому же менеджеры одни из первых должны следить за сроками обмена первичными документами.

    Но зачастую требовать бумаги от контрагентов приходится бухгалтерии. При этом смотрите на общую сумму

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

    Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.

    Вежливая подпись Приложения:

    • Фото установленного баннера, количество листов.
    • Договор поставки, количество листов.
    • Заказ-наряд, количество листов.
    • Товарная накладная, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя.

    Сопроводительное письмо к документам

    — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

    удобно тем, что:

    • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
    • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

    Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей . В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма. Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

    Ниже следует обращение к получателю.

    Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

    • Направляем Вам…
    • Высылаем Вам…
    • Представляем Вам…

    Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

    Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать .

    В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

    • Просим подтвердить получение…
    • Просим передать…
    • Просим информировать…
    • Просим возвратить…
    • Просим руководствоваться… и т.п.

    Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец). Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО. Директору ООО «Стандарт» Е.С.

    (всего на 6 листах); 2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах). Директор Дыков С.М.

    Дыков Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

    Образец письма о возврате ошибочно перечисленных денежных средств

    Затем написать заявление в организацию, которая осуществляла действия по переводу денежных средств с одного счета на другой.

    Это может быть:

    1. компания, осуществляющая интернет-переводы;
    2. организация по обслуживанию банкоматов, терминалов и т.д.;
    3. иные организация, проводящие денежные операции.
    4. коммерческая банковская организация;

    Претензия о возврате ошибочно-переведенных денег может быть предъявлена и конечному их получателю.

    Посмотрите видео. Что делать, если на расчетный счет ошибочно зачислены деньги:

    Как написать сопроводительное письмо

    Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

    Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

    Источник: http://ukpravoedelo.ru/kak-vernut-neverno-oformlennye-dokumenty-primer-pisma-74558/

    Письмо покупателю о предоставлении подписанных документов

    Сопроводительное письмо о возврате без исполнения писем

    Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко. Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода.

    Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами.

    В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

    1. при передаче любой важной документации.
    2. запрашивая или отвечая на ;
    3. к акту сверки;
    4. направляя документы на подпись (, и т.д.);

    При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером. Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований.

    Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

    Письмо-запрос

    Это быстро и бесплатно!

    Бланки для бесплатного скачивания находятся внизу статьи в формате word. Оформление письма-запроса подчиняется общим правилам написания деловых писем.

    Несмотря на свободный стиль изложения содержимого письма-запроса, необходимо включить в бланк определенные реквизиты.

    Скачать образцы других информационных писем:

    1. письмо-приглашение — ;
    2. письмо-просьба — .
    3. письмо-подтверждение — ;
    4. письмо-напоминание —

    Удобно оформлять запрос на фирменном бланке организации, в котором указаны основные реквизиты компании, в числе которых название предприятия, его ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактные данные.

    Письмо заказчику о возврате подписанных актов

    Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально.

    Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.

    Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

    Образец сопроводительного письма к договору

    Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

    1. указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).
    2. опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);

    Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю.

    После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию.

    Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо о возврате без исполнения писем

    Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

    КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

    Получить доступ

    Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

    • на фирменном бланке;
    • с указанием даты и регистрационного номера.

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

    Раздел письма Краткое описание Пример
    Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию
    Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов
    Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!
    Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
    Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
    Заключение Перечень приложений. Вежливая подпись Приложения:

    1. Договор поставки, количество листов.
    2. Товарная накладная, количество листов.
    3. Заказ-наряд, количество листов.
    4. Фото установленного баннера, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

    Пример сопроводительного письма к документам

    Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

    Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

    Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

    Чего указывать не надо

    Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

    Пример недопустимой формулировки Следует писать
    «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
    «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!»
    «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
    «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества»
    «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

    Кто подписывает письмо

    Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

    Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

    При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

    Бланк сопроводительного письма к документам

    Источник: http://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

    Сопроводительное письмо о возврате без исполнения писем

    Сопроводительное письмо о возврате без исполнения писем

    Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело. 11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим. Если что-то пошло не так.

    Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

    ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию.

    Сопроводительное письмо

    Сопроводительное письмоКак написать сопроводительное письмо к договору, образец Сопроводительное письмо к договору относится к категории деловых писем, поэтому для его оформления используется фирменный бланк организации, на котором уже напечатаны некоторые из обязательных реквизитов.

    На бланке необходимо будет заполнить адресную часть и проставить исходящий регистрационный номер. Обратите внимание: Поскольку речь идет о договоре, предполагается, что руководители организации-отправителя и адресата уже знакомы, следовательно, начать письмо следует со слов «Уважаемый» и обращения по имени и отчеству.

    Таковы правила хорошего делового тона.

    Сопроводительное письмо к договору

    3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1–3). Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

    Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.

    2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Кто подписывает письмо Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения.Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые – еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так: или Случай шестой – описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…». Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так: ■ Прочие реквизиты Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.

    Это основной принцип документооборота, работающий, прежде всего, в интересах отправителя.

    • Именно сопроводительное письмо содержит исходящий, а затем и входящий номера, по которым впоследствии можно отследить путь и судьбу документов.
    • Подробный перечень документов, указанный в письме, избавит от недоразумений, связанных с утратой одного или нескольких экземпляров.
    • Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки.

    Как составить сопроводительное письмо к документам Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.

    Дзен! Подписаться на канал Скачать образец письма Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.

    В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя. Если письмо безадресное, обращение можно пропустить. Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:

    • в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
    • в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
    • в стороннюю организацию – «высылаем Вам».

    Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении.
    Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.

    Источник: http://yuridicheskaya-praktika.ru/soprovoditelnoe-pismo-o-vozvrate-bez-ispolneniya-pisem/

    Образец сопроводительного письма к документам

    Сопроводительное письмо о возврате без исполнения писем

    Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

    Сопроводительное письмо к документам образец (word)

    Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

    Для чего составляется

    Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

    Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

    1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
    2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
    3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
    4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

    Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

    Образец сопроводительного письма 2019 г

    Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

    1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
    2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
    3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
    • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
    • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
    • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
    1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
    • полное название документа;
    • количество экземпляров;
    • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
    1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
    2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
    • дата принятия документа;
    • общее количество пересылаемых экземпляров;
    • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
    • при необходимости указывают необходимость прошивки.

    Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

    1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
    2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
    3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

    Как зарегистрировать сопроводительное письмо

    Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

    Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

    Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

    Сроки ответа

    Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

    С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

    С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

    Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

    В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

    Процедура хранения

    Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

    В общем случае придерживаются таких правил:

    1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
    2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
    3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
    4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

    Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

    ссылкой:

    (3 3,33 из 5)
    Загрузка…

    Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.