Как сделать шахматку в бухучете

Шахматная ведомость

Как сделать шахматку в бухучете

Каждый практикующий бухгалтер, который хоть раз в жизни сводил отчетный период, хорошо знаком с документом, имеющим красивое название шахматная ведомость. Что это за документ, для чего он нужен и почему так важен? Разберемся в этой статье.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Шахматная ведомость — это итоговый сводный бухгалтерский документ за определенный период работы. Составлять ее можно по итогам месяца, квартала, года и даже одного дня, если есть такая необходимость и желание бухгалтера. Обязательной шахматка, как ее любовно называют бухгалтеры, не является.

Ее никуда не нужно сдавать как отчетную форму, и даже не нужно показывать проверяющим, ведь она не относится ни к журналам-ордерам, ни к первичным документам. Однако недооценить роль этого документа в работе бухгалтера сложно.

Так что же такого особенного скрывает в себе этот учетный регистр?

Что такое шахматная ведомость

Что такое бухгалтерский баланс — знают практически все, даже те, кто имеет к бухгалтерии отдаленное отношение. Большинство также знакомо с таким документом, как главная книга. Но о шахматке слышали немногие.

Но, между тем, именно этот учетный регистр является заключающим этапом обобщения информации о хозяйственной деятельности организации, и в нем можно увидеть полную картину всех оборотов в разрезе каждого счета.

Да, эти данные есть также в главной книге, но там нет наглядности, которой может похвастаться шахматка.

Итак, это учетный регистр, форма которого ничем не регламентирована, но является общей для всех и неизменной уже много-много лет. О том, как выглядит этот учетный регистр, можно понять из его названия: это большое поле, поделенное на квадраты. Всегда соблюдается определенный принцип оформления:

  • в шахматку включают абсолютно все задействованные в организации счета бухучета;
  • вертикаль (столбцы) соответствуют дебету;
  • горизонталь (строки) — кредиту;
  • конечные поля предназначены для итоговых оборотов по дебету и по кредиту.

Раньше, когда учет велся только на бумаге, поскольку ни персональных компьютеров, ни специальных программ в распоряжении организаций еще не было, шахматку заводили на нескольких склеенных между собой разграфленных листах, так называемых пустографках. Заполняли ведомость по итогам каждого месяца и с ее помощью сводили баланс, то есть проверяли соответствие данных по дебету и кредиту в целом по организации. Они, как известно, должны быть равны.

Сейчас вести этот бланк специально даже не нужно, программа сама сформирует ее на основании учетных данных. Поэтому никакого специального бланка для нее организации не разрабатывают и не утверждают.

Для наглядности, конечно, оборотку (так еще называют шахматку) можно распечатать или заполнить от руки, но такой документ получится очень объемным даже у небольшой компании, ведь в работе задействован не один десяток счетов.

Образец шахматной ведомости можно найти в Приложении 11 к Типовым рекомендациям по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденных Приказом Минфина от 21.12.1998 № 64н. Заверять этот документ подписями составителей необязательно.

Шахматная ведомость: пример заполнения

Заполнять шахматную ведомость совсем не сложно даже вручную. Данные об оборотах по счетам берутся из журналов-ордеров или прямо из главной книги.

Никаких дат и расшифровок ставить не нужно, так как это регистр для синтетического учета, без аналитики.

Столбцы по кредиту можно озаглавить не только номерами самих счетов, но и номерами соответствующих журналов и ведомостей, откуда взяты данные.

Сумма оборота за период, например, месяц, ставится в ячейке на пересечении дебита и кредита соответствующих номеров счетов. Брать нужно сводный оборот за период.

Предположим, что ООО «ВЕСНА» в январе 2019 года сдало на расчетный счет наличную выручку в сумме 250 000 рублей суммарно. Все проводки по этой операции выглядели как:

Дт 51 Кт 50.

В шахматной ведомости это будет отражено так:

По каждому столбцу и строке суммируем данные из всех ячеек и получаем, соответственно, итоговые обороты по кредиту и дебету. Пример заполнения шахматки с небольшим количеством счетов будет выглядеть так:

Особое внимание нужно обратить на нижнюю ячейку в правом углу. Это пересечение дебетов и кредитов, то есть суммарный оборот, которой должен быть одинаковым, именно поэтому для него предусмотрена одна ячейка. Если при разноске или в проводках допущена ошибка, значения не сойдутся и придется искать ошибку. Если все составлено верно, то данные из оборотки можно смело переносить в баланс.

Образец заполнения

Источник: http://ppt.ru/art/buh-uchet/shahmatnaya-vedomost

Как сделать шахматку в excel?

Как сделать шахматку в бухучете

Шахматная ведомость – довольно масштабный документ, который иногда входит в обширный пакет бухгалтерской отчетности предприятий и организаций. Иногда – это потому, что не все фирмы прибегают к ее оформлению. Составляется она по результатам годового периода и включает в себя обобщенные сведения из первичных бухгалтерских документов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк шахматной ведомости .xlsСкачать образец заполнения шахматной ведомости .xls

Кто обязан составлять шахматную ведомость

Заполнение шахматной ведомости является обязанностью бухгалтеров многих коммерческих структур, но при этом далеко не всех. Исключение составляют те, кто:

  • использует упрощенный учет и отчетность по налогам и бухгалтерии,
  • мемориально-ордерную форму,
  • считают данный вид аналитического учета устаревшим.

Кроме того, шахматную ведомость редко применяют крупные компании, поскольку в их деятельности используется слишком много различного рода счетов и формирование этого довольно громоздкого с точки зрения заполнения документа просто-напросто является слишком сложным и неэффективным.

Зачем нужна шахматная ведомость

По сути, шахматная ведомость финализирует хозяйственные операции предприятия и как нельзя лучше рисует картину финансовой деятельности организации, сложившуюся на конец года. Она позволяет выявить ошибки в корреспонденции счетов, проанализировать все этапы годового денежного оборота, сделать какие-то важные выводы и продумать перспективы и пути дальнейшего развития.

Правила оформления ведомости

Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.

Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.

https://www.youtube.com/watch?v=wrFTIL6tK00

Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.

Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия.

Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру.

На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.

Пример составления ведомости

В данном случае приводится простейший пример заполнения шахматной ведомости, который вполне подойдет для взятия на вооружение малому предприятию с небольшими оборотами. Форма документа здесь проста и понятна, и изучив ее в качестве основы, в дальнейшем можно научиться вручную составлять более сложные шахматные ведомости.

  1. Вначале документа заполняется «шапка»: вписывается полное наименование предприятия, а также период, за который составляется документ.
  2. Далее, необходимо обратить внимание на способ внесения сведений в таблицу ведомости. Формирование данных происходит в двух направлениях:
    • обороты по кредиту вносятся в горизонтальные строки,
    • по дебету – в вертикальные столбцы.

    Сумма, которая проводится по обоим этим счетам и ставится на пересечении соответствующей строки и столбика.

  3. В последней строке документа «Итог», в самом низу таблицы, подсчитываются все внесенные в каждый столбик суммы и указывается итоговый результат по каждому столбику в отдельности по кредитовым счетам. Аналогичным образом подсчитывается во всех строках и вписывается результат по дебетовым счетам, но только уже данные заносятся в последний вертикальный столбик.

Проверка правильности составления шахматной ведомости носит элементарный характер: если все верно, то показатели из последней строки и последнего столбца будут равнозначны. Если результаты не совпадают, то придется проверить все цифры, внесенные в документ, чтобы выяснить, куда именно закралась ошибка.

В заключение ведомость подписывает лицо, на которое было возложено ее составление с указанием должности и расшифровкой подписи. Заверять шахматную ведомость печатью на сегодняшний день не обязательно, поскольку юридические лица освобождены от необходимости штамповать свои отчётные бумаги.

После составления шахматной ведомости

После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.

В процессе ведения бухгалтерского учета возникает необходимость обобщения данных и группировка их в разрезе счетов учета. Одной из основных выходных форм является ведомость, формирующая данные в шахматном порядке.

Информация используется для контроля верности разноски. Форма предваряет переход к следующему этапу учета – составлению отчетности. Расскажем в статье, как заполняется шахматная оборотная ведомость, как выглядит бланк.

Форма шахматной оборотной ведомости

Шахматная ведомость содержит итоговые данные корреспонденции счетов по однородным операциям.Ведомость составляется в табличной форме.

Источник: http://word-office.ru/kak-sdelat-shahmatku-v-excel.html

Оборотно-садьдовая ведомость — скачать бланк, образец

Как сделать шахматку в бухучете

Каждая организация в процессе своей деятельности имеет обязанность предоставлять данные о своем финансовом состоянии в налоговые органы.

�скажение показателей грозит наложением штрафных санкций и блокировкой операций в банке, что, в свою очередь, приведет к уменьшению чистой прибыли.

В связи с этим наиболее важной операцией перед составлением отчетностей и закрытием месяца является контроль над правильным заполнением регистров бухгалтерского учета.

Одной из форм контроля является формирование и рассмотрение оборотно-сальдовой ведомости за анализируемый период. Но при ее рассмотрении также необходимо уметь читать показатели из нее.

Суть ОСВ

Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой отчет об основных показателях деятельности фирмы.

В ней формируются данные о движениях на предприятии, сгруппированных по счетам учета и субсчетам за любой произвольно выбираемый период.

Как правило, полную ведомость в бухгалтерском учете создают перед закрытием года для формирования баланса.

Назначение и основные цели создания оборотно-сальдовой ведомости

  1. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия для принятия своевременных управленческих решений.
  2. Проверка метода РґРІРѕР№РЅРѕР№ записи (РІСЃРµ операции РІ бухгалтерском учете отражаются РІ дебете РѕРґРЅРѕРіРѕ счета Рё кредите РґСЂСѓРіРѕРіРѕ одинаковой СЃСѓРјРјРѕР№). РџСЂРёРјРµСЂ: Уплата НДС отражается РІ дебете 68 счета Рё кредите 51.
  3. Выявление арифметических ошибок и неточностей.
  4. Контроль над правильным распределением сумм между счетами учета.

Внимание! При составлении ОСВ в 1с разработана возможность автоматического перехода в анализ конкретного счета.

Оборотно-сальдовая ведомость – формируемая таблица, отображающая остатки РЅР° начало Рё конец выбранного периода, Р° также РІСЃРµ обороты РІ течение заданного промежутка времени РїРѕ всем используемым счетам для отражения хозяйственных операций.

Образец:

Этот чистый бланк можно скачать РІ конце статьи Р±РµСЃРїР»Р°С‚РЅРѕ.

Р р°р·рѕрѕрірёрґрѕрѕсѓс‚рё рћрўр’

Многие компании для постановки бухгалтерского учета используют комплексные программные продукты 1С. В ней можно выделить следующие формы отображения оборотно-сальдовой ведомости:

Составление таблицы синтетических счетов (РєРѕРґ 0250) – классический анализ деятельности РїРѕ синтетическим счетам расчетным методом.

Сальдо на начало периода увеличивается или уменьшается на обороты и показывает сальдо на конец.

РћСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ СЃРїРѕСЃРѕР± проверки: тройное равенство (РїРѕ дебету Рё кредиту начальный Рё конечный остатки, Р° также обороты – принцип РґРІРѕР№РЅРѕР№ записи).

Также можно сделать ведомость с разбивкой по субсчетам. Например, 68 счет имеет в своем составе данные по НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и другие.

Внимание! Ведомость по коду 0250 часто просят предоставить в налоговую инспекцию по требованию об истребовании документов в случае камеральной проверки.

За текущий период были произведены следующие операции:

  • Поступил платеж РѕС‚ покупателя (Р”51 Рљ62) – 20000
  • Реализация товаров покупателю (Р”62 Рљ41) – 15000
  • Перечислена заработная плата работникам (Р”70 Рљ51) – 5000

Анализ аналитики – РћРЎР’ РїРѕ отдельно выбранному счету. Позволяет более глубоко изучить движения РїРѕ определенным операциям, например, РїРѕ заработной плате.

Бланк оборотно-сальдовой ведомости по счету 70:

Внимание! При анализе аналитических счетов равенства между оборотами необязательно.

Шахматная ведомость – разновидность синтетического учета, заполняется РїРѕ журналу хозяйственных операций.

Шахматка — таблица, РїРѕ вертикали которой отображаются дебетуемые счета, РїРѕ горизонтали – кредитуемые.

После заполнения ведомости необходимо посчитать итоговую сумму, которая должна совпадать при любом расчете.

Пример заполнения шахматной ведомости

За текущий период были произведены следующие операции:

  • Поступил платеж РѕС‚ покупателя (Р”51 Рљ62) – 20000
  • Сделана реализация товаров покупателю (Р”62 Рљ41) – 15000
  • Перечислена заработная плата работникам (Р”70 Рљ51) — 5000

В работе используется большее количество счетов, поэтому вручную данная ведомость заполняется редко, но удобна при использовании 1С.

Анализ показателей ОСВ

Для того чтобы правильно читать данные, отраженные в оборотно-сальдовой ведомости необходимо разбираться в структуре счетов бухгалтерского учета.

  1. В бухучете все счета подразделяются на три категории:
  • активные;
  • пассивные;
  • активно-пассивные.

    Важно! Каждый из счетов имеет определенные правила заполнения при отображении хозяйственных операций. Так, активные счета не могут иметь кредитового сальдо на начало и конец периода.

    ​ОСВ в этом случае позволяет проверить проводки, увидеть возможные ошибки и сделать исправления.

  1. Необходимо знать правила закрытия месяцев в бухгалтерском учете при формировании квартальных и годовых отчетов:
  • Р’ конце каждого месяца должны быть закрыты счета учета затрат РЅР° хозяйство Рё производство (Р·Р° исключением незавершенного производства).
  • Счета 90 «РџСЂРѕРґР°Р¶Рё» Рё 91 «РџСЂРѕС‡РёРµ РґРѕС…РѕРґС‹ Рё расходы» РЅРµ закрываются РїРѕ субсчетам, РЅРѕ РІ целом РЅРµ должны иметь остатка.
    1СЃ автоматически РїСЂРѕРІРѕРґРёС‚ Р·Р°РєСЂС‹С‚РёРµ месяца, Р° РћРЎР’, РІ СЃРІРѕСЋ очередь, дает возможность выявить незакрытые счета, что ведет Рє искажению информации Рѕ реальном финансовом положении предприятия.
  1. При составлении годовой отчетности в строки баланса заносятся итоговые данные по работе компании. Оборотно-сальдовая ведомость отображает конечный остаток всех счетов, что позволяет сэкономить время на составление баланса.
  2. Составление ОСВ позволяет сверять данные со справкой о расчетах налоговой инспекции и своевременно определять имеющиеся задолженности по основным налогам (НДС, прибыль и т. д.).
  3. ОСВ позволяет рассчитать прибыль предприятия: 90 счет содержит данные по выручке от продаж, себестоимости и НДС, здесь отражены все прочие доходы и расходы, которые в 1с можно автоматически отсортировать по бухгалтерскому и налоговому учету и выделить не облагаемые налогом на прибыль суммы. Кроме того, ОСВ содержит итоговые значения по нераспределенной прибыли.
  4. РћРЎР’ служит дополнительной проверкой вычетов НДС. РџСЂРё поступлении товаров Рё услуг СЃ НДС поставщики выставляют счета-фактуры Рё РїСЂРё введении РёС… РІ 1РЎ обороты РїРѕ 19 счету закрываются. Однако, бывают ситуации, РєРѕРіРґР° счет-фактура РЅРµ введена или РЅРµ представлены документы РїРѕ поставке. Незакрытый остаток РЅР° конец периода РїРѕ  НДС дает возможность увидеть недочеты.

Заключение

Оборотно-сальдовая ведомость – удобный механизм качественной Рё глубокой проверки совершаемых операций.

Своевременное принятие управленческих решений после анализа ОСВ дает возможность не только скорректировать данные для составления баланса, но и увеличить прибыль предприятия (например, при выявлении дебиторских задолженностей). Без составления данного документа невозможно составить основные отчеты, которые показывают всю деятельность предприятия. Кроме того, если ведомость правильно читать, можно сделать выводы и внести коррективы в учетную политику или минимизировать затраты, а автоматическое составление ведомости в 1с дает возможность увидеть финансовое состояние предприятия в целом.

Скачать чистый бланк оборотно-сальдовой ведомости

Скачать шахматную ведомость

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/kak-razobratsya-v-oborotno-saddovoj-vedomosti

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.